Wat een Exact Online koppeling met je webshop doet
Een koppeling tussen webshop en Exact Online neemt het overtypen over. De gebruikelijke gegevensstromen zijn:
- Orders en creditnota's uit de webshop worden verkoopboekingen of verkoopfacturen in Exact
- Nieuwe klanten worden automatisch als debiteur aangemaakt
- Orderregels gaan mee met aantallen, bedragen en btw, net als verzendkosten en kortingen
- Betalingen, bijvoorbeeld via Shopify Payments, worden als ontvangst verwerkt
De andere kant op, van Exact naar de webshop, gaat het meestal om voorraad, prijzen en productgegevens. Daar zit vaak het verschil tussen een standaardkoppeling en maatwerk: veel kant-en-klare connectors sturen alleen orders naar Exact en doen niets terug. Een uitgebreide uitleg over wat er bij een Exact-koppeling in het algemeen komt kijken vind je in ons artikel over een Exact koppeling ontwikkelen.
Exact koppeling met Shopify of WooCommerce: de kant-en-klare route
Voor de bekende platformen zijn er standaardconnectors. Twee voorbeelden om een beeld te geven van prijs en werking:
- In de Shopify App Store staat een Exact Online-app met abonnementen vanaf 18 dollar per maand. Het basisabonnement synchroniseert elk uur, het duurdere abonnement vrijwel realtime. Orders en terugbetalingen gaan naar Exact als verkoopboeking of factuur, nieuwe klanten worden debiteur. Shopify Payments verwerken kost een hoger abonnement.
- Voor Lightspeed eCom bestaat een vergelijkbare koppeling van 18 euro per maand die iedere 15 minuten synchroniseert. Wijzigingen in klantgegevens gaan daar niet automatisch mee.
Voor WooCommerce bestaan vergelijkbare plugins en koppelplatformen. Zo'n connector is een prima keuze als je één webshop hebt, één administratie in Exact en een standaard verkoopproces. Je bent binnen een dag live en de kosten zijn voorspelbaar. Meer over de platformen zelf lees je op onze pagina's over de Shopify-integratie en de WooCommerce-integratie.
Wanneer maatwerk via de Exact Online API loont
Een standaardconnector loopt vast zodra je proces afwijkt van wat de bouwer voor ogen had. Signalen dat maatwerk de betere keuze is:
- Voorraad moet realtime kloppen tussen Exact, je magazijn en meerdere verkoopkanalen
- Je werkt met meerdere administraties, bijvoorbeeld per land of per bv
- B2B-klanten hebben eigen prijsafspraken, kredietlimieten of betalen op rekening
- Je wilt boekingen op specifieke grootboekrekeningen, kostenplaatsen of dagboeken
- Naast de webshop moeten ook een CRM, een ERP of een marktplaats als bol.com meedoen
In die gevallen bouw je de koppeling direct op de Exact Online REST API, of je verbindt alle systemen via een eigen tussenlaag. Dat kost meer bij de start, maar je houdt zelf de controle over wat er wanneer gebeurt. Wat zo'n traject ongeveer kost, staat in ons overzicht van API-koppeling kosten.
De API-limieten van Exact Online en wat ze betekenen
Wie op de Exact Online API bouwt, krijgt te maken met harde grenzen. Volgens meerdere onafhankelijke handleidingen gelden per combinatie van app en administratie:
- Maximaal 60 calls per minuut
- Maximaal 5.000 calls per dag
- Bij overschrijding volgt een HTTP 429-fout tot de teller weer vrijkomt
- Een gewone opvraging levert maximaal 60 records per keer op; speciale bulk- en sync-endpoints gaan tot 1.000
Wat betekent dat in de praktijk? Een rekenvoorbeeld: kost elke order vier calls (klant zoeken, klant aanmaken, factuur maken, betaling boeken), dan zit je bij 1.250 orders per dag op de daglimiet, en dan heb je nog niets aan voorraad of prijzen gedaan. Een goede koppeling cachet daarom klantnummers, bundelt aanroepen, gebruikt de sync-endpoints voor grote hoeveelheden en houdt de limiet-headers bij die Exact met elke response meestuurt.
Daarnaast zijn access tokens maar tien minuten geldig, dus de koppeling moet zelf netjes tokens verversen. Dat zijn precies de details waar een koppeling op vastloopt die in de testfase prima leek te werken.
Zo pak je een webshopkoppeling met Exact aan
Of je nu voor een connector of maatwerk kiest, deze volgorde voorkomt verrassingen:
- Leg met je boekhouder vast hoe een order geboekt moet worden: als verkoopboeking of als factuur, op welke grootboekrekeningen en met welke btw-codes
- Bepaal welk systeem leidend is voor klanten, producten, prijzen en voorraad
- Tel je ordervolume en piekmomenten, en reken uit of je binnen de API-limieten blijft
- Test met echte orders, inclusief retouren, kortingscodes en buitenlandse btw
- Zorg voor meldingen als een synchronisatie faalt, zodat een fout niet pas bij de kwartaalaangifte opvalt
Bij Score Agency bouwen we koppelingen tussen webshops, boekhouding en andere bedrijfssystemen als onderdeel van onze integratiediensten en webshopprojecten. Twijfel je tussen een standaardconnector en maatwerk, neem dan contact op. We kijken naar je proces en zeggen het eerlijk als een app van 18 euro per maand volstaat.